やったね!仕事も私生活も「段取り上手」になれるとっておきの3ステップ

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「本当に仕事ができる人は“忙しい”と言わない」という。たしかに、仕事ができる人は仕事の量も多いはずなのに、なぜかいつも余裕があるものだ。

逆に「忙しい」が口グセになっているような人は、どんなに一生懸命頑張っていたとしても、周りから見ると“仕事ができない人”というレッテルを貼られてしまうケースも多い。

“忙しい”と感じずに仕事をこなしていくためには、仕事自体に手を付けるよりまず先に、“やるべき事の整理”をしたほうがよい。

そこで今回は、やるべき事を整理して“段取り上手になれるための3ステップ”を紹介しよう。

 

■ステップ1:小さいことでも、まずは全部書き出す!

「やるべき事は何なのか」「いつまでにやらなければならないのか」など、複数の情報を頭だけで覚えておこうとしてしまい余裕がなくなってしまう人がいる。

そうならないためには、まずは自分がどれぐらいの仕事を滞留させているのか、“現状”を知ることが大切。

オススメは“TO DO(=やるべき事)”を書き出すための専用メモ帳を持ち歩き、とにかくやるべき事がでてきたら、すぐに書き出すクセをつけることだ。

その際は、「〜さんに電話をする」「会社帰りに牛乳を買う」など、仕事ではないことや重要ではない小さなことも全部書き出すようにしよう。

 

■ステップ2:まずは“今すぐできること”をこなしてしまう

ステップ1で書き出した後すぐに、“今すぐできること”に手を付けよう。

重要ではなく後回しにできるようなことでも、とにかくリスト上のTO DO項目を少なくしていくということに意味がある。また、項目を終えるたびに斜線で消していくのもよい。一見して項目が少なくなっていけば、「順調に進んでいる」という思考回路がうまれて、気分が楽になってくる。

「やることがたくさんある」という漠然としたイメージを持っているだけで、パニックになっていることもあるから、「やるべきことが減ってきた」というのは大きな安心を得られるのだ。

 

■ステップ3:残ったものはスケジュール帳の予定に入れていく

メモ帳にTO DO項目を書き出し、すぐにできることをやり終えたら、後は優先順位をつけてこなしていくだけだ。

しかし漠然とメモ帳を眺めているのでは、また新しいTO DOによって埋もれてしまうだろう。そうならないために、残った項目には“それを実行する時”を決め、スケジュール帳に記入していくことをお勧めする。

会社のオンラインスケジュール管理を使っている人はそのシステムに、自分の手帳で管理している人は手帳に、TO DOをこなす時間を書き込んでいく。このとき、一つの“やるべき事”を分割して予定にしていくことがポイントだ。

例えば「5月末までにプレゼン資料を作る」という事項であれば、“5月13日:テーマを決める”、“5月15日:プレゼンの流れを考える”、“5月20日:パワーポイントを作成する”、“5月25日:上司に仮チェック依頼のメールを送る”など項目を分割し、それぞれ日時を決めて予定に入れるようにしよう。

重要な事項であればあるほど、いつどのように手を付けていくのか、段取りをすることが大切になってくるということだ。

 

以上、仕事でも生活でも“段取り上手”になれるTO DOリスト活用のコツをお伝えしたが、いかがだろうか?

仕事がデキる人は、無意識に上記の流れを実行しているかもしれないが「段取りが苦手!」と自覚している人や、「なぜかいつも忙しいの!」という人は、ぜひ一度試してみてほしい。

 

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※ Kamilla Oliveira

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