ゲッ…文法ミスより悪印象!日本人が犯しがち「英文メールのマナー違反」

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英語に苦手意識がある人でも、ビジネスの場で英語を使う場面に遭遇することがあることでしょう。話すことは苦手であっても、辞書を片手にメール作成ならまだ安心。

しかし英語の文法や単語以前に、間違えてはいけない基本マナーが存在します。文化的な背景もあり、欧米との価値観のビジネス観の違いなども影響してくるので、マナー違反にはくれぐれも気を付けましょう。

今回は、ニューヨークでの仕事経験を持ち、現在も毎日英文メールを書き続けている筆者が、文法ミスより悪印象な“英文メールのマナー違反”をご紹介します。

 

■1:名前のスペルミス

日本語であっても、宛名の名前の間違いは大変失礼です。しかし、日本人に馴染みの薄いアルファベット表記だとスペルミスを犯しがち。

特に、ロシア人やドイツ人の名前のスペルは難しいものが多く、注意が必要です。顔を合わせたことのある人であればまだしも、メールでのやり取りから始まった相手であれば、悪い印象を与えてしまいます。

 

■2:要点が不明確

日本のビジネスメールは、英文メールに比べて丁寧で前置きが長い傾向にあります。頑張ってそのまま英語に直訳したら、欧米人にとっては要点のまとまっていないメールと受け止められてしまうことも。

何が必要で、何をして欲しいのか、何を目的にメールを送るのかを明確にしましょう。目的をまず始めに明記して、その後ろに理由を述べるというのが英文の基本の形です。

 

■3:曖昧な期限

文化や国民性の違いもありますが、欧米人と仕事をする時に最も困るのは、期限に遅れること。時間に厳しい日本人とは違い、ルーズな人が多いのは事実です。

いつまでに返事が欲しいとか、プロジェクト提案の期限など、はっきりとした日付を相手に伝えておきましょう。as soon as possible(できるだけ早く)など曖昧な表現は避けるべきです。

 

以上、今回は文法ミスより悪印象な“英文メールのマナー違反”をご紹介しましたが、いかがでしたか?

せっかく時間をかけて丁寧な英文メールを送ったとしても、内容が的確に相手に伝わっていなかったり、悪いイメージを与えてしまうと意味がありません。

最低限のマナーは頭に入れて、正しく英文メールを作成できるようになりましょう。

 

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