もう上司をイライラさせない!「説明ベタを卒業する」秘訣2つ

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コミュニケーション, 報告, 説明


皆さんは、何かを説明するのが得意ですか?

ビジネスをしていると、必ず上司に報告をしたり、新規顧客に営業をかけたりする必要性が出てくるでしょう。そんなときに、「長々と説明しているけど、何を言っているのか分かりません」と暗に言われた経験のある人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、コミュニケーションネゴシエーターの江口信也さんに“説明力を上げる秘訣”についてお聞きしました。

 

■1:事実と意見を分ける

「まず、上司への報告という場面では、何らかの事実を伝える必要があるでしょう。そのときに、同時に自分の意見や感想を、それと分からないように混ぜるのはNGです。

“わが部署の営業成績は、課の全員の努力のおかげで、前年比1.2倍になりました”と言うより、“わが部署の営業成績は前年比1.2倍になりました”と区切ったあと、“これは課の全員の努力のおかげだと思っております”などのように言うと良いでしょう。

“思う”や“考える”などの、明らかに意見の表明だと分かる表現を使うと、相手に意図が伝わりやすくなります」

 

■2:アウトラインを先に言う

「長い説明をするときは、アウトラインを先に言いましょう。これは、話全体の構成についても当てはまりますし、何かを列挙する場合にも当てはまります。

たとえば、何かを列挙する場合に、“新商品はAとBとCとDが特徴です”と長々と言うよりも、“新商品の特徴は4つです。それはAとBとCとDです”とう方が、聞き手に親切です。

聞き手としては、“あ、今2つ目の話をしているな”と話の焦点がどこにあるのかを把握しながら聞けるからです」

 

以上、“説明力を上げる秘訣”についてご紹介しましたが、いかがでしたか?

もちろん、話し方を工夫する前に、話す内容をあらかじめ自分なりに整理しておくことが必要でしょう。皆さんは、頭の中で話す内容が固まったら、今回お聞きした話し方のコツを利用して、伝わりやすい話をしてみてはいかがでしょうか。

 

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【取材協力】

※ 江口信也・・・コミュニケーションネゴシエーター。大学院でコミュニケーションを学ぶ傍ら、その類まれなる語学力を活かし、世界中のディスコミュ案件を解決してきた交渉人。あえて実家で暮らしている。

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