長~いメール書いてない?無理なく伝わる「ビジネスメール」のコツ

by

仕事

ビジネスマナー, パソコン, 仕事

毎日大量のメールをさばくという人にとって、内容がわかりにくいメールは大迷惑! 逆に、自分がそのようなメールをお客様に送っていれば、“仕事のできない人”と判断されても仕方がありません。

ビジネスメールは相手のことを考えられているかどうかがすべてのポイントになりますが、具体的にはどのようなことに注意すべきか、復習もかねてチェックしてみてください。

 

■最初に結論が書かれているかどうか

「相手はいつも超忙しい」という前提で物事を考えると、もしかするとメールをじっくり読む暇はないかもしれませんし、他のことで頭がいっぱいで、要点だけ知りたいかもしれません。

かといって要点だけを説明するのではぶっきらぼうですから、まずは最初に結論を伝え、「その理由を以下に述べます」と過不足なく説明を加えるようにします。

この“まずは結論→そのあと詳細説明”という順序を必ず守るようにしてください。

 

■説明は過不足なく、見出しを立てて書く

結論が簡潔にかけていても、説明がだらだら長かったり、同じような内容をくどくど書いたりするケースが見受けられます。

まずは説明すべき内容を大きなブロックに分け、見出しを付けるようにしてください。例えば「今回の案件は見送ることになりました」という結論を伝えたら、そのあとにくる説明は、

1)金銭面での懸念

2)時期の問題

3)社内の工数が確保できない

などと項目に分け、その理由を数行で過不足なく説明します。見出しを付けることで、全てを読む時間がなくとも一目でその理由がわかるため、わかりやすく伝えることが可能です。

また、最後に読み返したときに重複した表現はさけて、すっきりシンプルにまとめるようにしましょう。「書いたメールを読み返さない」というのは論外です!

 

■相手への確認事項は最後にまとめる

メールを書くうちに、相手に確認したいことが色々出てくることがありますが、思いつくまま質問を並べていると、1つのメールの中にいくつも質問が散らばっているという状態になりかねません。

これでは相手が最後までメールを読んだ後、「質問はどれだっけ……」とまた読み直す必要がありますし、質問が複数あると見落としてしまう可能性もでてきます。

質問や確認事項はメールの最後に書くか、どうしても文中に入ってしまった場合は「最後に質問事項をまとめます」と箇条書きでまとめましょう。

 

■質問にもコツがある

質問をするときは相手が答えやすいようにということは上述しましたが、さらに補足しますと、「欲しい形の回答が返ってくるように工夫する」という上級技もあります。

(1)1文につき質問は1つ

まず基本的には1つの文章に確認事項は1つにしましょう。1文の中に複数質問があると、どちらかに答え忘れてしまうという相手のミスが発生しがちで、結局また確認メールを送ることになりかねません。質問はなるべくシンプルに作ります。

(2)自分の見解を付け加えてよりピンポイントな回答を促進する

質問に対して自分なりの見解がある場合は、手短にそれを伝えると相手が答えやすい場合があります。

例えば質問の内容が複雑で、どう答えたらよいのかわからないような場合、「この件は……でしょうか。私は……と理解しておりますが、齟齬があればお知らせください」などというように加筆すると、YesかNoかで答えることができ、Noの場合もより的を射た回答を出しやすいくなります。

(3)なるべく相手に考える時間をとらせないようにする

相手が質問に回答するために、何かしらの調査や作業を要する場合があります。例えば「ホームページ制作にあたりご希望のカテゴリーを教えてください」と言っても、相手はどのようなカテゴリーが適切なのかがわからないことが想像できます。

そんなときには「……というカテゴリーにするのが一般的です」とか、「……などが考えられますが過不足があればお知らせください」というように、こちらから提案を添えるとやり取りがスムーズになりますし、結果的にプロジェクトの進行が早まるというメリットがあります。また提案をすることによって、こちらのやりやすい方法に誘導できるというメリットもあるかもしれません。

 

以上、無理なく伝わるメールの書き方でしたが、いかがでしょうか?

このように、基本的なメールマナーに加え、上記のように相手の気持ちを汲み取ったメールの作成方法にも留意してみてはいかがでしょう。このようなポイントを後輩に教えてあげると、「さすが先輩!」といわれるかもしれません!

 

【関連記事】

8割が痛感…「職場の人間関係のモヤモヤ」原因は自分ではなく相手側に!?

※ 大後悔…!働く女性の「残念すぎる休日」…2位寝過ごすよりヤバイ1位は

失敗こそ評価UPのチャンス!DaiGoに学ぶ「得する謝り方」の極意

やっちゃったぁ〜!送信相手が「不快に思うビジネスメールの件名」3選

ちょっとの意識で劇的変化!アナウンサー直伝「話し方のコツ」3つ

 

【画像】

※ naka / PIXTA(ピクスタ)

ピックアップ記事一覧