ここで差がつく!今さら聞けない「ビジネスメール」の基本マナー3つ

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ここで差がつく!今さら聞けない「ビジネスメール」の基本マナー3つ最近ではSNSやLINE、チャットなど多くの連絡手段があるが、仕事上で一番多く使うのはやはり“メール”ではないだろうか。しかし、仕事上のメールの書き方のテクニックについて、改めて教えてもらう機会はそうないだろう。

また、最近ではSNSを使ったコミュニケーションが主流になってきており、メールがうまく使えない、という若者も増えてきているという。

そこで今回は、英語圏のビジネス情報サイト『Inc.』の記事を参考に、“今さら聞けない仕事で使用するメールのマナー”を紹介しよう。

 

■1:できるだけ短く簡潔に

丁寧に細かく説明したほうがいいのではと思い、つい長い本文で何が言いたいのかハッキリしないメールになっていないだろうか? そして、そんなメール本文の作成に、何十分もかけてしまってはいないだろうか?

多い人で、一日に100通単位のメールを受けている人もいる。受け取る側のことを考えれば、仕事のメールでは、時候の挨拶や、あまりくどい表現などは必要ない。とにかく短く、できるだけ簡潔に、そして用件はダイレクトに、が基本作法だ。

一度、先輩社員や取引先相手からのメールなどを確認し、うまくまとめられている事例を集めてみよう。簡単なテンプレートにして活用できるものがあるかもしれない。

とにかく、メールはできるだけ短く! これだけは肝に銘じておこう。

 

■2:送る前に、もう一度チェックを

どんなに短いメールであっても、送る前に自分で読み直して、最終チェックをしよう。字の打ち間違いや、意味がきちんと伝わるか、などのチェックはもちろん、送信先のアドレスのチェックも忘れずにしたい。

近年、メールの誤送信により機密情報が漏洩してしまう、など企業のコンプライアンスに関わる大きな問題に発展してしまうケースも続発している。まさか、自分がやるわけがない、といった心理状態が一番危険である。送る前には、再チェックを忘れずにしたい。

使用しているツールによっては、送信ボタンを押した後すぐであれば、送信を取り消すことができるものもある。一度確認してみよう。

 

■3:返信はできるだけ早く

仕事ができる人ほど忙しいと思うのだが、実は、そういう人ほど返信が早いのである。即断即決できる、ということもあるのだが、忙しいので後回しにはできない、ということもあるだろう。いずれにせよ、返信が早いことで、仕事の進みも早くなる。

“仕事が速い人”という印象を持ってもらうことは、自己の評価を上げる重要なポイントといえるだろう。

とはいえ、後で返信すればいいメールも含めて片っ端から返信していては、優先順位の高い別の仕事に影響が出てしまう。すぐに返信するかどうかを何で判断するのか、具体的にルールを決めたうえで、対応するようにしよう。

メールのフィルタ機能を使い、“このフォルダに届いたものはすぐ確認する”などのルールも合わせて活用するといいだろう。

 

以上、“今さら聞けない仕事で使用するメールのマナー”をお伝えしたが、いかがだろうか?

メールマナーの向上は、仕事の能率アップに直結する。思い当たるふしがある人は、さっそく今日から試してみてはいかがだろうか。

 

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【参考】

※ 5 Easy Ways to Write Better Emails – Inc. 

 

【画像】

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