コレで仕事が超速に!やっかいな「書類作成」をサクサクこなす3つのテク

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コレで仕事が超速に!やっかいな「書類作成」をサクサクこなす3つのテク
ビジネスパーソンとしての基礎の基礎に、“書類作成”という仕事がある。

事務だろうと経理だろうと企画だろうと広報だろうと渉外だろうと、とにかくアイデアやデータをある程度まとまった形にして報告するには書類が用いられる。

そこで、その作成作業が遅いとどうしても「基本的なこともスピーディにできない」というレッテルを貼られてしまいかねない。当たり前のことを当たり前に、ということだ。

今回は、その書類作成を素早くこなし「できるやつ」と思われるためのテクニックを、制作会社社長の塚田牧夫さんにご紹介していただく。

 

■1:見切り発車で書き始める

「書類をあげるのが遅い人の特徴として、書き出しが遅いというものがある。起承転結、書き出しから締め方までを全て頭のなかで構成立ててから書き始める人に限って、途中でまたウンウン言いながら立ち止まっている印象です。

むしろ、考え半分に見切り発車をすることで、書きながら考えがまとまってくるということもあります。

多少やっつけな気持ちでも、とにかく文字にしてみることで、思考がクリアになって案外いいものが書けるということはよくありますね」

 

■2:誤字脱字はあまり気にしない

「また、誤字脱字、そして文法といった形式的なミスをあまり気にしない、というのも重要です。

書類を受け取る相手からしたら、それがホンチャンでない限り、“急いで書いたため誤字脱字があるかもしれません”と一言添えればOK。遅いよりも何倍もマシです」

 

■3:締め切りを意識せず前倒しで

「また、自分のチカラを過信しているのか、腰が重いのか知りませんが、締め切り間際になって動き出してしまうことでついつい作成が遅れがちな人は、前倒しで動く習慣を身につけましょう。

また、遅れそうでなくとも提出が早いというのはそれだけでかなりの高評価。受け取る側にとったら、“間に合うか”という懸念のひとつが早々解消するわけです。誤字脱字が多少あろうとかまいません。

早め早めの動き出しで、お得に評価まで稼げてしまいますから」

 

以上、書類作成を素早くこなすコツについてご紹介したが、いかがだったであろうか?

書類を出すのが早いというだけかもしれない。しかし、「その当たり前のことが手早くできるということは、上司にとって一番ありがたいことなんです」と塚田さんは語る。

われわれも、基礎の基礎から手堅く仕事をこなしていきたいものである。

 

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【取材協力】

※ 塚田牧夫・・・ライター。モテない中年。制作会社代表。家電、電子小物などガジェット系を専門に雑誌・ウェブで活躍する傍ら、遅すぎるモテ期を自らの手で到来させるべく、日夜モテる男子にモテ指南を受け、情報収集にいそしんでいる。最近始めたモテ用Twitterアカウントは @tsukadamakio

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