バレたら責任は●億円!知らなきゃヤバい「パスワード設定」NG行為3つ

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働く女子の中には、仕事で個人情報を扱う方も多いだろう。人事部なら面接に来る人の履歴書。営業部なら顧客リスト。そのほかにも重要な情報が掲載された契約書など、あらゆる書類には個人情報や機密情報が潜んでいる。

これを他人に漏らすことは当然NGだが、“うっかり誤って”漏らしても、その責任を問われることになる。もし個人情報が漏えいすると、会社が何億円もの損害をこうむるケースもある。そんな巨額の責任、あなたにとれるだろうか?

たとえば、あなたは大事な個人情報をメールで取り扱うときに、なんらかの対応をとっているだろうか? なにも対策していないという人がいたら、一刻も早く今回の記事を読んだほうがいい!

今回は、企業の人事担当だった筆者が、これまで企業内研修などで口を酸っぱくして伝えてきた“個人情報や機密情報を扱うときの注意ポイント”をご紹介しておきたい。

 

■1:添付ファイルにはパスワードが必要!

総務省による定義によると、“個人情報”とは「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの」とある。

例えばWordファイルに人の名前と電話番号が含まれていれば、それは立派な個人情報となるのだ。

また、企業の機密情報はもちろん、まだ外部に公開できない新規事業企画書など、万が一メールの誤配信などで外部の人に見られてはまずいものをメールで送るときは、必ずパスワードをかけることが必要だ。

万が一、パスワードをかけないまま間違った宛先に送ってしまえば、それだけでアナタは“個人情報漏えい”という大失態をおかしたことになってしまう。

 

■2:こんなパスワードは危険!

パスワードは当然のことながら、推測されにくいものを設定するのが基本だが、例えば社員しか知らないと思って“正面入り口セキュリティコード4ケタ”などと、パスワード自体に重要な情報を使うことはもってのほかだ。パスワードが万が一漏れた場合、正面入り口のセキュリティも破られてしまうことになる。

また、“当社郵便番号7ケタです”なども注意が必要。メールの署名欄に郵便番号が書いてあれば、当然ながらすぐに開封できてしまう。

できれば毎回異なるパスワードで、不規則な数字とアルファベットを使用したいところ。今は“パスワード発行ソフト”なるものもあるので、頻繁にパスワードを考える必要がある人は、こういうソフトを利用するのもよいだろう。

 

■3:パスワードは同送しちゃダメ!

書類添付をしたメール自体にパスワードを書いておいたのでは、万が一の誤送信やハッキングにあったとき、すぐに添付書類が開けてしまう。

重要な書類を送るときは、書類を添付し、「パスワードをこの後すぐにお送りします」と書いておく。そして一通目を送った後すぐに、件名を変えず、「先ほどお送りした添付書類のパスワードをお知らせします」と2通目のメールを送ろう。

2通とも誤送信した場合はどうしようもないのだが、少なくとも1通目を誤って送ったとしても、そのメールには鍵がかかっているので開封することができない分、セキュリティ度が高くなる。

 

今回は、働く女性なら知らなきゃヤバい“個人情報管理”の基本マナーをご紹介したが、いかがだろうか? 業務に慣れた人には当たり前のことかもしれないが、異動ではじめて内勤をすることになった人や、これから新社会人になる人は覚えておきたいポイントだ。

個人情報が漏えいして、会社が何億円もの損害をこうむるという大きな事故は、実際に何件も発生している。明日はわが身と気持ちを引きしめて仕事に臨んでほしい。

 

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【参考】

総務省ホームページ – 個人情報の該当性

パスワード生成・管理 – 窓の杜ライブラリ

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