もはやビジネスマナー!「Excel資料をメールで送るとき」の基本作法3つ

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膨大なデータや数字を扱う仕事をしている働き女子なら、『Excel』(エクセル、Microsoft Excel)を使わずに仕事をすることなど考えられないだろう。日々、同僚や取引先とデータを共有するのも、Excelファイルで行っているのではないだろうか。

ところで、Excelファイルでデータを送る前に、最低限確認してほしいことが3つある。お作法という以上に、もはやこれは基本的なビジネスマナーといっても過言ではないだろう。

今回は、企業研修の講師もつとめてきた筆者から、働く女性なら絶対知っておきたい“Excelファイルをメールで送るとき“の最低限の基本作法3つご紹介しよう。

一般的な企業研修ではここまで細かなことは教えてくれないので、きちんと指導してくれる先輩に出会っていない限り、「そこまで考えていなかった!」と驚く人もいるかもしれない。自分の仕事に活かすとともに、ぜひ自分の後輩にも細やかなビジネスマナーとして教えてあげてほしい。

 

■1:ページ設定を行う

Excelで書類を作る場合は、先方が印刷をした時に適切なサイズでプリントアウトできるように、きちんと設定をしておこう。メニューの“ページ設定”でサイズを指定したり、“印刷範囲の設定”で、必要なところだけ印刷できるように設定することができるが、いずれにしても一度“印刷プレビュー”をし、どのように出るかを確認しよう。

もし2枚目に白紙がついてくるようなら、上記の“印刷範囲の設定”を利用して、必要な部分のみ印刷ができるよう工夫が必要だ。

なおプレビュー確認の際は、文字の大きさが適切か、セルが小さすぎて数字が“####”と表示されていないかどうかも確認しよう。

 

■2:ページ数と日付を入れる

Excelファイルには“フッター”と“ヘッダー”というものがある。フッターは用紙下部、ヘッダーは用紙上部の“余白”のことだ。

もし書類が複数枚になるのであれば、フッターには“ページ数”をいれ、“ヘッダー”には書類を作成した年月日をいれておこう。

こうすることで、メールで送って先方が印刷した際に、どれが何ページなのかがわかりやすいし、後日差し替え版を送った場合、どちらが最新のモノかも一目でわかるということだ。

OSの種類はバージョンによって異なるかもしれないが、たいていの場合、メニューバー“挿入”のところから操作することができる。

 

■3:PDFに加工して送る

請求書や見積書をExcelで作るという人も多いだろう。Excelファイルで作っておくと、ささっと数字をいじることができてとても便利だ。

だがその反面、悪質な相手であれば、こちらが気付かないような形で数字を加工してしまう事もできるというデメリットもある。

特に売上に関わるような“見積書”や“請求書”の類は、相手が数字を加工できないよう、こちらからメールで送る前にPDF形式にして送るようにしよう。

また、相手のパソコンがMacの場合、Windowsで作成したExcelファイルがきちんと開けないこともある。そういう時も、PDFにしておくことで問題を回避できるだろう。

 

以上、Excelファイルをメール添付で送る際の配慮ポイントをお伝えしたが、いかがだろうか?

とくに■2は、メールに添付する以外のときも常に設定しておいた方がよいポイントなので、さっそく今日から実践してみてほしい。

 

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