コレなら忘年会が盛り上がる!「幹事が押さえておきたい」ポイント4つ

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今年も忘年会のシーズンがやってきました。BizLady読者のなかには、幹事をつとめる人もいるでしょう。

スムーズな日程調整のためには、どんなツールを使えばいいのか? また、楽しい会にするためには、どんな心配りが必要なのか?

社会人なら知っておきたい、“忘年会の幹事術”をご紹介します。

 

■日程調整のコツはあらかじめ幹事側で決めておくこと

複数人で日程を調整する場合は、『調整さん』や『LINEスケジュール』といった日程調整サービスが便利です。ここでは、候補日が多くなりすぎないように注意してください。5日くらいがベストでしょう。

また、エリアがわからないと答えにくいですよね。日程を調整する段階で「○○駅周辺を予定」と確定させましょう。どういうお店を選ぶか、何を食べるかは、その後でもOKです。

会社の忘年会などあらかじめ日時の決まっている忘年会に関しては、『Googleフォーム』などシンプルなアンケートツールを利用して出欠を取ると、出席者リストや席次表を作成する際に便利です。

 

■満足度の高い“入札制の抽選会”

忘年会の余興といえば、ビンゴ大会が定番です。でも、正直もらっても嬉しくないものが当たった経験ってありませんか? 男性に女性向けが当たったり、恋人もいないのにペアチケットが当たったり……場の空気が盛り下がることも、ときどきあります。

このモヤモヤを解消するためにオススメなのが“入札制の抽選会”です。

あらかじめ景品を予告して欲しいアイテムを決めてもらい、欲しい人たちで抽選をするのです。

人気のないマニアックな商品は当選率が高いですし、みんなが欲しい人気商品は倍率が高く、盛り上がりもひとしお。

「え? そんなモノ、いる?」という商品も用意しておくと、思わぬ人が入札して笑いが起こる、なんてこともあるはず。

人数が少なければ、会場で紙に欲しい商品番号と名前を書いてもらい商品ごとの抽選箱に入れ、司会が抽選箱から引くスタイルでOKです。

大人数で、なおかつ参加者がPC操作に慣れている場合は、『Googleフォーム』でアンケートを作成し、商品の告知と入札を事前に済ませてもらうと当日の運営が楽になりますよ!

 

■リマインドはキャンセル期日と前日の2回行う

忘れがちなのがリマインド。前日だけだと、思いがけずキャンセルが出ることもあります。キャンセル料が生じる期日で、一度リマインドメールを送りましょう。

その際は、「万が一、都合が悪くなった方は速やかにお知らせください」と一言添えるのがベター。

2回目のリマインドは前日に当日の集合場所と時間を中心にわかりやすくリマインドします。年末の忙しい時期のため遅れてくる人への配慮を一言を添えると好感度もアップするでしょう。

 

■忘年会の写真はアルバムでシェア

楽しい時間は写真に収めておき、忘年会翌日に、感謝の言葉を一言添えて写真をシェアしましょう。幹事としての最後のフォローです。

「昨日はありがとうございました!」と一言送るだけではなく、写真があると楽しい思い出が蘇ってくるものです。

集合写真1枚だけならそのまま送って問題ないですが、複数枚ある場合は、アルバムとしてまとめて投稿しましょう。

 

以上、忘年会の季節に改めて抑えたい幹事のポイントでしたが、いかがでしょうか?

「正直、面倒くさい!」と思いがちな感じですが、自分の好きなようにできるというメリットも忘れず、楽しい会にしたいですね!

 

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【画像】

※ taa / PIXTA(ピクスタ)

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